การจัดงานอีเว้นท์ในปัจจุบันให้ประสบความสำเร็จไม่ใช่เรื่องง่ายๆ อีกต่อไป เพราะกว่าแต่ละงานจะสำเร็จได้ ต้องมีการวางแผน และการเลือกใช้เครื่องมืออื่นๆ เข้ามาช่วยในการโปรโมทด้วย ซึ่งเครื่องมือที่เราต้องใช้ในตอนนี้ก็คือ Social Media นั่นเอง เราจึงขอนำขั้นตอนในการทำงานอีเว้นท์ให้ประสบความสำเร็จโดยการใช้สื่อ Social Media มาฝากกันค่ะ
- เริ่มจากการสร้างกระแส เช่น การสร้างกระแสด้วยการโปรโมท VDO หรือการเปิดให้ลงทะเบียนเข้างาน ซึ่งเราไม่จำเป็นที่จะต้องรอให้งานเริ่มจริงๆ แต่สามารถเปิดให้ลงทะเบียนผ่าน Facebook Event, Event Brit ได้เลย เป็นต้น
- สร้าง Buzz ผ่านการ Sharing อาจทำเป็นกิจกรรมให้ทุกคนมาแชร์รายละเอียด หรือแชร์ภาพการโปรโมทงานอีเว้นท์ผ่านทาง Social Media พื้นฐาน เช่น Facebook, Instagram, Line หรือ Twitter เพื่อลุ้นรับรางวัลสุดพิเศษท้ายงาน แต่เราก็ต้องมี Social Sharing ในเว็บไซต์รองรับ เพื่ออำนวยความสะดวกให้คนสามารถแชร์ได้ง่ายขึ้นด้วย
- มี Official Hashtag ถ้าสังเกตจะเห็นได้ว่างานอีเว้นท์ในปัจจุบันจะมีการใช้ Hashtag เยอะมาก ไม่ว่าจะเป็น Facebook, Instagram หรือ Twitter แต่บางช่องทางก็ต้องระวังในเรื่องของการใช้งานด้วย อย่างเช่น ใน Twitter อาจกลายเป็นการสแปมได้
- ทำ Q&A เปิดโอกาสให้มีการถาม – ตอบ เพื่อย้ำเตือนถึงรายละเอียดที่เคยเผยแพร่ไป ว่าคนที่ต้องการมาร่วมงานนั้นเข้าใจตามที่เราบอกไปแล้วหรือไม่ โดยการรวบรวมคำถามทั้งหมด และตอบคำถามให้อยู่ในโพสต์เดียว เพื่อความสะดวกในการให้ข้อมูล
- เปิด Broadcast event หรือการ Live สด เพื่อเป็นการเปิดโอกาสให้คนที่ไม่สามารถมาร่วมงานได้ มีส่วนร่วมกับงาน และได้เห็นบรรยากาศของงานโดยที่เราไม่ต้องลงทุนอะไรเลย แค่มี Internet กับโทรศัพท์ก็สามารถ Live สด โชว์บรรยากาศภายในงาน กระตุ้นให้คนอยากออกมาร่วมงานได้อีกทาง
นอกจากการใช้ Social Media จะมีประโยชน์ในการสร้างกระแสให้กับงานอีเว้นท์แล้ว เรายังสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปเช็ค Feedback อื่นๆ ได้อีกด้วย